Projeyi devreye aldığımızdan bu yana, güncel nakit akışını IFS ERP üzerinden çıkarıp, finansal stratejik kararlarımızı çok daha hızlı verebilir hale geldik. Bugün bile neyi daha iyi ve hızlı yapabiliriz diyerek çalışmalarımızı sürdürüyoruz.
Ağır Global, 1984 yılında “Ağır Haddecilik” adıyla sac üretimi odaklı, çok ortaklı bir yapıda Akçakoca, Düzce’de kuruldu. Zamanla Türkiye, Avrupa ve Ortadoğu’da tanınmaya başlayan şirket, paket sac, boru, profil, genişletilmiş sac, dilimlenmiş bant ve soğuk baskılı sac gibi farklı ürünlerle üretim kapasitesini genişletti. Doksandan fazla ülkeye ihracat yaparak global arenada bilinen bir oyuncu halini alan şirket, adını Ağır Global olarak değiştirdi. 2009 yılında İstanbul’a taşınan Ağır Global her geçen yıl yeni yatırımlar ve ürün gamlarıyla büyümesini sürdürüyor. Ağır Global’in IFS Türkiye Çözüm Ortaklarından F8 Bilişim ile gerçekleştirdiği kapsamlı IFS ERP projesi, sektörün ihtiyaçlarına özgü olarak geliştirilen uygulama ve çözümlerle öne çıkıyor.
Metal sektöründe yüksek hacimli cirolara karşın, çok düşük kârlılıkla iş yapıldığını belirten Ağır Global Yönetim Kurulu Üyesi Buğrahan Naci Açıkalın, böyle bir endüstride girdilerin ve çıktıların çok iyi gözlemlenebilir ve analiz edilebilir olması gerektiğini söylüyor: “24 saat canlı olan işletmemizde bize bu çevikliği sağlayacak ve doğruluğuna emin olduğumuz veriler üretecek bir sistem, olmazsa olmazımızdır. Bir yandan üretimi, satışı ve kârlılığı takip ederken diğer yandan kalite izlenebilirliğini sağlamamız gerekiyor.” Endüstri 4.0 ile iş yapış şekillerinin kayda değer biçimde değiştiğinin altını çizen Açıkalın, yeni nesil teknolojilerden beklentilerini; müşterilerle telefon üzerinden görüşmeksizin sipariş almak, bunları makinelere iş emri olarak yüklemek, sahadaki verileri temin edip doğru bilgiler haline getirmek, bunları analiz ederek sonuç çıkarmak ve güçlü bir mobilite altyapısı olarak sıralıyor ve IFS ERP’yi kısa bir süredir kullanmalarına karşın bu beklentileri büyük oranda karşıladıklarını söylüyor.
Şirket İçinde Geliştirilen Yazılımlar Büyümeye Ayak Uyduramadı
Ağır Global kurulduğu dönemde ana odağı olan sac üretimi için kurum içi (in- house) geliştirilmiş üretim takip, bakım ve stok yönetimi modüllerini içeren bir yazılım kullanıyordu. Muhasebe ve finans departmanlarında ise standart paket programlar kullanıyordu. Bu çözümlerle 13 yıla yakın bir süre süreçlerini yöneten Ağır Global’ın büyüme hızının, yazılımın kurum içinde geliştirilme hızını geçmeye başlaması, farklı çözüm arayışlarına neden oldu. Açıkalın, “Bir birimlik iş yaparken kolaylık sunan, kendi beklentilerimiz doğrultusunda geliştirdiğimiz bu yazılımın çeşitli özellikleri, iş hacmi on birime çıktığında dezavantaja dönüşmeye başladı. Sonrasında boru/ profil üretimi işine girdiğimizde bu sistem ihtiyaca yanıt veremez hale geldi. Bu şekilde devam edemeyeceğimizi ve güncel bir ERP çözümüne geçmemiz gerektiğini gördük.” diyor.
Üretim ve sevkiyatın 24 saat durmaksızın devam ettiği bir işletme olduklarını hatırlatan Açıkalın, ERP çözümü arayışlarındaki beklentilerini şöyle özetliyor: “Tüm süreçlerimiz çok hızlı akıyor. Sistem dışı bir iş yapmaya ve sonrasında bunu takip etmeye harcayacak iş gücümüz ve zamanımız yok. Dolayısıyla üretimden, stok yönetimine, satış ve muhasebeden, maliyet ve nakit akışına kadar birbiriyle entegre bir sistemle, anlık veri üretmeyi ve sonrasında tekrar kayıtları düzeltmek üzere çalışmaya zaman harcamamayı istiyorduk.” Bunun yanı sıra, Açıkalın, karar mekanizmalarına hareket halinde de çalışma imkanı sunacak ölçüde mobilite beklentileri olduğunu da belirtiyor.
Çözüm Ortağıyla Yakaladığımız Sinerji, Ifs Tercihinde Önemli Rol Oynadı
ERP arayışlarında marka adından çok niteliğe önem verdiklerini, bu süreçte sektöre yakın ve iş yapış şekline güvendikleri firmalarla iletişime geçtiklerini belirten Açıkalın, araştırma sürecinde işi aceleye getirmediklerini de vurguluyor: “Uzun bir araştırma dönemi geçirdik. IFS’in 5 yıl kadar önce kurulum yapmış olduğu, alüminyum işi yapan bir firmanın yönetim kademesinde yakın dostlarımız vardı. Onlarla oturup konuştuk. İçerideki danışmanlarımızla bir süreç analizi çıkarttık. Hatta bu konuda dışarıdan danışmanlık hizmeti aldık. Gartner’ın Magic Quadrant raporundan tutun da Türkiye’deki implementasyon sonuçlarına kadar inceleme yaptığımız birçok ERP yazılımı için demolar aldık ve referans ziyaretleri gerçekleştirdik.” Kurulumu yapacak çözüm ortağının olumlu müşteri referansları ve demolar sonucunda Ağır Global ekibinden en yüksek puanı alan IFS Applications ve IFS Türkiye çözüm ortağı F8 Bilişim oldu.
“IFS’in teknolojik olarak da çok güncel olması, geliştirmeye elverişli olması ve kullanıcı dostu arayüzü bizi etkileyen önemli faktörlerdendi. IFS’te daha kapsamlı modüllerin olması ve kurulum kolaylığının yanı sıra uygulamalarını ispat etmiş ve sektördeki süreçlere hakim durumda olması da bizi etkiledi” diye tercih sürecini detaylandıran Açıkalın, IFS’in özelliklerinin üzerine çözüm ortağı F8 Bilişim’in desteği, sektördeki bilgi birikimi ve disiplinleri neticesinde de bu projede son kararı verdiklerini söylüyor. “Yeni bir ERP yazılımının tüm faydalarını henüz kullanmadan çözmek mümkün değil. Yazılımın kendisi kadar, onu kuracak ve danışmanlığını verecek ekiple uyum sağlamak da büyük önem taşıyor. F8 ekibiyle yakaladığımız sinerji, IFS’i tercih etmemizde önemli rol oynadı.” diyen Açıkalın, IFS Türkiye tarafında yurtdışı destekli doğru ve uzman bir ekibin ve yerel ofisin bulunmasının da önem taşıdığını vurguluyor.
Sektöre Özgü Çözümler Sayesinde Kritik Süreçler Hatadan Arındırıldı ve Hız Kazandı
Ağır Global’in IFS ERP’ye geçişi kademeli olarak gerçekleşti. İlk fazda en temel ihtiyaçlar; fatura kesebilmek, irsaliye kesebilmek ve irsaliyeyi faturalaştırmak şeklinde sıralanıyordu. Bunu İK modülü, bakım ve MRP gibi diğer modüller izledi. Sektöre özgü özel olarak F8 Bilişim tarafından geliştirilmiş “Rulo Dilme” ve “Sertifika Takibi” gibi uygulamalar da Ağır Global için önemli katkı sağladı. Bunların yanı sıra “Doğrudan Borçlanma Sistemi (DBS)” ve “Elektronik Toplu Ödeme Sistemi (ETS)” gibi projeye özgü, IFS Türkiye ve F8 Bilişim işbirliğiyle geliştirilen çözümlerin de olduğunu kaydeden Açıkalın, “İşlerin daha hızlı yürümesi ve sektör spesifik ihtiyaçlarımıza yönelik çalışmalar bizim için çok önemli oldu.” derken yeni modül ve uygulamaları eklemeyi bugün de sürdürdüklerini anlatıyor. Yoğun işlem hacmi nedeniyle bankalarla entegrasyonun da büyük önem taşıdığına değinen F8 Bilişim Genel Müdürü Faruk Azaklı, sistem üzerindeki tüm finansal işlemleri doğrudan bankaya yönlendiren ETS sistemini şöyle açıklıyor: “ETS sistemiyle tedarikçi ödemeleri, nakit hesapları arasındaki virman ve EFT işlemleri, havaleler sistem üzerinden yapılıyor. On farklı bankayla sağlanan entegrasyon sonucunda tüm bu işlemler sistem üzerinde dijital olarak gerçekleşebiliyor. Bankadan gelen yanıta göre aynı işlemler otomatik olarak muhasebeleştiriliyor. Aksi halde tek tek bu işlemleri sisteme girmek, talimatlarını ayrı ayrı dökerek bankaya iletmek, bankanın hesap ekstresini devamlı takip ederek gerçekleşenleri sistemde manuel olarak kapatmak gerekiyor.”
Rezervasyondaki Darboğazlar, Özel Modül İle Çözüldü
Demir çelik endüstrisinde stok ve envanter hacminin çok fazla olduğunu ve sahanın büyüklüğünü hatırlatan Buğrahan Naci Açıkalın, malzemelerin ağırlığı nedeniyle bir ecza deposundaki gibi otomatik raf sistemi yapmanın mümkün olmadığını söylüyor ve ekliyor: “Alternatif ERP’lerde gördüğümüz en büyük eksiklik, satış yapıldığında stoklara lot bazında rezervasyon koyulamamasıydı. Ama bizim için geliştirilen özel modülde bir bul-değiştir fonksiyonu bulunuyor. Bu özellik sayesinde müşteriye koymuş olduğumuz rezervasyonun lot malzemesi en altta olması halinde dahi, barkod mobil uygulamayla bul-değiştir yapılıyor. Stok hareketleri arka planda otomatik düzenleniyor; eski rezervasyon koyulan lot boşa çıkarılarak, mevcut yüklenecek ürün üzerinde rezervasyon var ise o bir başkasına bağlanıyor. Böylelikle en üstteki ürün ilk gidecek müşteriye yüklenebiliyor.”
Canlı Kullanıma Geçtikten Sonra da Çalışmalar Devam Ediyor
Ağır Global ERP geçişi için IFS ve F8 Bilişim’i tercih ettikten sonra, Şubat 2015’te kapsamlı bir durum analizini ve hedeflerini çözüm ortağına aktardı. Standart IFS ekran eğitimlerinin yanı sıra, kullanıma hazır ve geliştirmeye ihtiyaç duyulan unsurlar tespit edildi ve bunların geliştirilmesi sağlandı. F8 Bilişim tarafından ihtiyaca yönelik geliştirilen çözümlerin, projede kilit noktalarda süreci hızlandırarak zaman tasarrufu sağladığını belirten Buğrahan Naci Açıkalın, Ağustos 2015’te satınalma ve bordro kısımlarının eşzamanlı olarak kullanıma geçtiğini söylüyor: “1 Ekim 2015 itibariyle de tüm modüllerde canlı kullanıma geçtik. Yoğun geçen ilk birkaç haftalık alışma sürecinde danışmanlarımızın gece gündüz demeden anlık olarak verdikleri destek sayesinde kolay bir geçiş yaşadık.” diyor. Uzun süredir canlı kullanımda olan projede hiçbir kronik sorunla karşılaşmadıklarını ifade eden Açıkalın, güncel nakit akışını IFS üzerinden çıkarıp finansal stratejik kararlar verebilir hale geldiklerini söylüyor ve ekliyor: “Biz yine de hâlâ neyi daha güzel ve hızlı yapabiliriz diye sürekli iyileştirmeler yapmaya devam ediyoruz.”
500 Saatten 1,5 Saate Düşen Yeni Ürün Kartı Oluşturma Süresi
Ağır Global, IFS Applications’a geçmeden önce kullandığı kurum içi yazılımda envanter kartı oluşturma sıkıntısı yaşıyordu; bu da detaylandırılamayan bir takip uygulanması demekti. “Şu an F8 Bilişim tarafından geliştirilen ‘Akıllı Ürün Sihirbazı’ ile satış personelimiz sadece müşterinin talep etmiş olduğu nitelikleri form ekrana doldurup saniyeler içerisinde ürünün kartını sınırları çizilen şekilde oluşturabiliyor.” diye ERP sonrası süreçlerde yakalanan verimliliği anlatan Açıkalın, ürün ağacı ve rotalarıyla beraber ayda ortalama 500 yeni ürün kartı oluşturmaları gerektiğini söylüyor. Açıkalın “Bunların tamamı Akıllı Ürün Sihirbazı ile açılıyor ve toplamda aylık bu iş için harcanan süre yaklaşık 500 saatten 1,5 saate düşüyor. Bu noktada hatırı sayılır bir zaman ve işgücü tasarrufumuz var.” bilgisini veriyor.
Demir çelik sektöründe en dinamik süreçlerin başında sevkiyat geliyor. Sahanın büyüklüğü ve taşınacak malzemenin ağırlığına bir de insana bağlı hatalar eklendiğinde sevkiyat süreçlerini yönetmek zorlaşıyor. Buna karşın, IFS ile birlikte devreye alınan mobil sevkiyat modülü Ağır Global’in sevkiyat süreçlerinde önemli ölçüde kolaylık sağlıyor. “Her ay çok yüksek sayılarda sevkiyat gerçekleştirdiğimiz Dilovası fabrikamızda büyük bir rahatlık sağladık.” diyen Açıkalın, mevcut stok üzerinde tam hakimiyet sağlayan bu modül ile müşterinin rezerve ettiği ürünün sahadan kolayca toplandığını, bulunamadığı taktirde aynı ürünün muadilinin ‘bul değiştir’ ile otomatik olarak sevkiyata hazırlandığını belirtiyor.
Ödeme Emirlerinin Yönetimine Harcanan Süre 16 Günden 2 Güne Düştü
Yüksek iş hacmiyle çalışan Ağır Global’in her ay bankaya gönderip, buradan gelen cevaba göre sisteme giriş yapılacak yüzlerce faturası bulunuyor. Bunların her birinin elle yapılması toplamda 16 iş gününe denk bir sürede gerçekleştiriliyordu. IFS’in sağladığı otomasyon sayesinde ödemenin alınıp bankaya bildirilmesi ve gelecek dönüşe göre faturanın işleme alınması gibi süreçlerin tamamlanması toplamda 2 iş gününe düşürüldü. Ödeme emirlerinde insana bağlı hataların ortadan kaldırılması ise diğer bir önemli fayda oldu. Satınalma onayları ve sonrasında faturaların onaylanıp ödenmesinin de IFS ERP öncesinde çok vakit aldığını söyleyen Açıkalın, “IFS ile ofiste olmadan cep telefonu ya da tablet ortamında onaya düşen siparişleri inceleyip onay verebiliyor ya da reddedebiliyoruz. Aynı şekilde gelen fatura detayları onayımızdan geçiyor. Sonrasında bu faturaların ödemelerinin ETS üzerinden yapılması ile de bankaya talimat yazma, gönderme, telefon trafiği gibi işlerin tamamını da ortadan kaldırmış durumdayız.” diye geçiş sonrası yaşanan faydaları anlatıyor.
IFS Applications ile Ağır Global’in elde ettiği rekabet gücünü “Bilgiye her noktadan ulaşabilmek” olarak özetleyen Buğrahan Naci Açıkalın, sistem üzerinden pek çok işlemi bir arada yürütebilmenin sağladığı avantajlara değiniyor: “Onaylarda veya ekranda herhangi bir sıkıntı yaşandığında, ilgili işlemi sağ tıkla iş arkadaşlarınıza gönderip onun onay vermesini sağlamak ya da sistemdeki diğer iletişim araçlarını kullanmak, kriz anlarında büyük kolaylık sağlıyor. Ayrıca dokümanları istediğimiz konumda, istediğimiz gibi kaydedebiliyoruz ve böylelikle çok daha verimli evrak takibi sağlanıyor. Satın almaları ve faturaları da mobil cihazlardan kaydedebiliyoruz. Bu da zaman ve emek kaybını önlememizi sağlıyor.” IFS ERP geçişine 75 kullanıcıyla başladıklarını belirten Açıkalın, “Şu an sistemde aktif 90 kullanıcımız var. Kademeli bir geçiş yaparak önce satınalma, depo ve bordro modüllerini devreye aldık. Sonrasında kalan diğer modüller canlıya geçti.” diye açıklıyor. Kullanıcı eğitimlerinin benzer şekilde kademeli olarak yapıldığını ifade eden Açıkalın, kullanıcı tarafındaki geçişi şöyle özetliyor: “Anahtar kullanıcılara eğitim verildikten sonra, diğer kullanıcıların eğitim sorumlulukları onlara bırakıldı. Tüm personelin aynı ekranla karşı karşıya olması bu geçişteki en büyük avantajımız oldu. Çözüm ortaklarımızın desteği burada kritik rol oynadı; canlıya geçiş sürecinde gece gündüz çalışarak gerekli koordinasyonu sağladılar.”
Aynı Dili Konuşan Bir Danışman Gerekiyor
IFS’in farklı sektörlere uygulanabilir ve geliştirilebilir bir ERP olduğunu belirten Açıkalın; Finans, Satış, Tedarik Zinciri gibi standart süreçlerde sağlanan verimliliğin yanı sıra sektöre özgü takipler oluşturmanın fark yarattığını söylüyor. “Üretim ve Bakım altyapısı oldukça gelişmiş, Proje Yönetimi ve Bütçe’deki profesyonel yaklaşımlar da IFS’e ayrıcalık katıyor.” diyen Açıkalın, geçiş aşamasında ise danışmanlık ekibinin tecrübesiyle süreçlerin analiz edilerek çözümlerin oluşturulduğuna dikkat çekiyor: “Aynı dili konuşabilmek çok önemli ve F8 Bilişim ile bu anlamda iyi bir iletişim kurduk. F8, sektörümüze yönelik çözümler sağladı.”
Ağır Global Yönetim Kurulu Üyesi Buğrahan Naci Açıkalın’ın ERP’ye geçmeyi planlayanlar için tavsiyeleri ise rehber niteliği taşıyor: “Benzer bir geçişi düşünen şirketlerin öncelikle ERP’ye ihtiyaç duydukları süreçleri iyi analiz etmeleri ve bu ihtiyaçları doğru tespit etmeleri gerekiyor. Piyasadaki en iyi program diye bilinen programlar, her şirket için en iyisi olmayabilir. Bu işi sadece demolar üzerinden çözmek mümkün değil; referanslara da bakmak gerekiyor.”
Sonrasında doğru kadro ve doğru çözüm ortağı ile doğru uygulamaların kurulması gerektiğini belirten Açıkalın, ERP projelerini evliliğe benzetiyor: “ERP’ye geçtiğinizde çözüm ortağınızla iletişiminiz kalıcı hale geliyor. Biz her hafta F8 ile iletişime geçiyoruz ve yenilikleri değerlendiriyoruz.”
. . .
İçerik sadece atıfta bulunularak yayınlanabilir: Hidrolik Pnömatik Dünyası. Editöryal görüş, yazarın görüşüne aykırı olabilir.
